「忘年会の予約が、今年はまだ1件も入っていない」
「告知はしているのに、幹事さんからの問い合わせが来ない」
秋が深まると、居酒屋の方からこうしたご相談が増えてきます。
先に結論をお伝えします。
忘年会の予約は、幹事が店を探し始める10月下旬までに準備が済んでいるかで決まります。
コースの内容をどれだけ工夫しても、幹事が探しているときに見つからなければ候補に入りません。
そのため、宴会シーズンの集客は「何を載せるか」より先に「いつ載せるか」を決めることから始まります。
この記事では、9月から1月までの月ごとの準備と、受付状況の出し方、人数変更への備えまでを整理しました。
居酒屋のホームページに載せる情報は居酒屋のホームページ集客に、飲食店全般の考え方は飲食店のホームページ集客にまとめていますので、あわせてご覧ください。
この記事で分かること
- 忘年会の予約が探し始める時期で決まる理由
- 9月から1月までの月ごとの準備
- 宴会の告知に入れる6つの情報
- 受付状況の出し方
- 人数変更とキャンセルへの備え
- 問い合わせを取りこぼさない対応
- よくある失敗
居酒屋の忘年会予約は、探し始める時期で決まる
まずは、幹事がいつ、どのように忘年会の店を探しているのかを整理しておきましょう。
ここが分かると、準備をいつまでに終えればいいのかが見えてきます。
幹事が動き出すのは10月下旬から
忘年会の店探しは、12月に入ってから始まるわけではありません。
多くの会社や団体では、10月下旬から11月にかけて日程を決め、そのまま店を探し始めます。
特に人数の多い会ほど、早く動く傾向があります。
これは個室や貸切は数が限られているため、幹事は「早く押さえないと取れない」と考えているからです。
告知が遅れると、比べる候補に入らない
幹事は、いくつかの店を比べてから予約を決めます。
比べている時期にホームページに忘年会の情報がなければ、その店は比較の対象になりません。
例えば、11月下旬にようやくコースを載せたとします。
しかしその頃には、大人数の会の多くがすでに店を決め終えていることがあります。
せっかく良いコースを用意していても、見てもらえる時期を逃すのはもったいないです。
シーズンは忘年会だけではない
宴会の時期は、1年のうちに何度か訪れます。
その中でも下記の4つは、どれも幹事が早めに動く会です。
| 会 | 開かれる時期 | 店探しが始まる目安 |
|---|---|---|
| 忘年会 | 12月 | 10月下旬〜11月 |
| 新年会 | 1月 | 12月 |
| 歓送迎会 | 3〜4月 | 2月下旬〜3月 |
| 暑気払い | 7〜8月 | 6月下旬 |
このように、どの会も開かれる月より前に探され始めます。
1年の中で準備を始める時期を先に決めておけば、毎回あわてて告知を出す必要がなくなります。
忘年会シーズンに向けた月ごとの準備
続いて、9月から1月までに何を準備すればいいのかを月ごとにお伝えします。
下記の順番で進めれば、幹事が探し始める頃には告知が揃っている状態を作れます。
9月：コースと受付の条件を決める
最初にやることは、忘年会のコースと受付の条件を決めることです。
告知の中身が決まっていないと、ホームページにもSNSにも載せられません。
この時期に決めておきたいのは、下記の4つです。
- コースの種類と、税込の価格
- 飲み放題の時間と条件
- 受け付ける人数の上限と、個室・貸切の可否
- 予約の受付開始日と締切
コースの見せ方は、飲食店のホームページ集客の「メニュー・価格・提供条件」の章も参考にしてください。
10月：ホームページとSNSで告知を始める
幹事が探し始める10月下旬に間に合わせるため、条件が決まったら10月のうちにホームページへ忘年会の告知を載せてください。
加えて、トップページから忘年会の情報に1回でたどり着けるようにしておきます。
メニューのページの奥に埋もれていると、幹事は「忘年会はやっていない店」と判断してしまうことがあります。
SNSやGoogleビジネスプロフィールの投稿では、「忘年会のご予約受付を始めました」と短く知らせましょう。
詳しい内容はホームページに置き、投稿からそこへ案内する形にしておくと、情報が散らばりません。
11月：受付状況を出して、予約を急いでもらう
11月は、予約が入り始める一方で、まだ迷っている幹事も多い時期です。
そこで、受付状況をホームページに出しておきます。
例えば、「12月の金曜日は残りわずかです」「平日はまだ空きがあります」といった一言です。
空き具合が分かると、幹事は早めに決めようと動いてくれます。
受付状況の出し方は、後の章で詳しくお伝えします。
12月：人数変更と当日の対応に備える
12月に入ると、新しい予約よりも、入っている予約への対応が中心になります。
人数の変更や当日の問い合わせが重なるため、対応の手順を先に決めておきましょう。
また、ホームページの受付状況も最新にしておきます。
満席の日が「受付中」のままだと、問い合わせのたびにお断りすることになり、店側の手間も増えてしまいます。
1月：告知を下げて、次の会に切り替える
忘年会のシーズンが終わったら、告知はすぐに下げてください。
1月になっても「忘年会コース受付中」が残っていると、更新されていない店に見えてしまいます。
同時に、新年会や歓送迎会の告知に切り替えましょう。
歓送迎会の店探しは2月下旬から始まるため、1月のうちに準備を始めておくと間に合います。
宴会の告知に入れておきたい6つの情報
次に、忘年会の告知そのものに何を入れればいいのかをお伝えします。
コースの内容に加えて、下記の6つが揃っていると、幹事は問い合わせをしなくても予約まで進めます。
1. 受付の開始日と締切
いつから予約できて、いつまでに申し込めばいいのかを書いておきましょう。
締切が分かると、幹事は社内の日程調整をその日までに済ませようと動けます。
12月のご予約は11月30日まで承ります。
締切の後も空きがあれば受け付けるなら、「以降はお電話でご相談ください」と一言添えておきましょう。
そうすれば、締切を見てあきらめかけた幹事からの予約も取りこぼさずに済みます。
2. 空いている日と時間帯
幹事が次に知りたいのは、希望の日が空いているかどうかです。
全部の日を載せる必要はありませんが、混み合う曜日と空きのある曜日が分かるようにしておきましょう。
3. 早めの予約の特典
早く予約してもらう理由を作るなら、早めの予約に特典を付ける方法があります。
例えば、「10月中のご予約で乾杯ドリンクを1杯お付けします」のような内容です。
特典を付ける場合は、条件を必ず書いておいてください。
対象の期間や人数、ほかの割引と併用できるかが曖昧だと、当日に行き違いが起きてしまいます。
4. 人数と個室・貸切の条件
何人まで入れるのか、個室は何人用か、貸切は何人からかを書いておきましょう。
大人数の幹事ほど、この情報を見て候補に残すかどうかを決めています。
人数が入るかどうかが分からないと、幹事は問い合わせるより先に別の店を探してしまいます。
席の数だけでなく、何人の会まで対応できるかを書いておくのがおすすめです。
5. 支払い方法と領収書
会費を集める幹事は、支払い方法も事前に確かめています。
一括で支払うのか、個別に会計できるのか、クレジットカードが使えるのかを書いておきましょう。
会社の経費で支払う会では、領収書の宛名や分け方を気にする幹事もいます。
対応できる範囲を一行添えておくと、当日の会計がスムーズに進みます。
6. 予約の方法と連絡先
最後に、どこから予約すればいいのかをはっきりさせておきます。
電話、Web予約、グルメサイトなど、受け付けている方法を並べて書きましょう。
大人数の予約は電話でしか受けない、といった決まりがある場合は、それも書いておいてください。
書いていないと、幹事はWeb予約で申し込んだあとに、確認の電話をかけ直すことになります。
受付状況の出し方
続いて、予約を後押しする受付状況の出し方をお伝えします。
空き具合を正しく出しておくと、幹事は迷う時間が短くなり、店側も問い合わせへの対応が減ります。
「埋まっています」を正直に出す
満席に近い日を隠す必要はありません。
むしろ、「金曜日は残りわずか」と書いてあるほうが、幹事は早く決めなければと感じます。
ただし、空きがあるのに「残りわずか」と書くのはやめてください。
実際と違う表示は問い合わせたときに分かってしまい、店への信頼を失う原因になります。
日付ごとの空きを出す
もし予約の管理をWeb予約のシステムで行っているなら、空き状況をそのまま見せられる場合があります。
日付ごとの空きが見えると、幹事は候補の日を絞りやすくなります。
手作業で管理している場合は、「12月8日・15日は満席です」のように、埋まった日だけを書く形でも十分です。
更新する日を決めておく
受付状況は、古くなると逆効果になります。
「毎週月曜に更新」のように、書き直す日を決めておきましょう。
更新した日付を「11月10日時点」のように添えておけば、見る人も情報の新しさを判断できます。
人数変更とキャンセルへの備え
宴会シーズンは、予約が入った後の対応にも手間がかかります。
ここでは、人数変更やキャンセルでもめないための備えをお伝えします。
人数を確定する期限を予約時に伝える
人数を確定する期限は、予約を受けたときに伝えておきましょう。
例えば「3日前までに人数を確定してください」と伝えておけば、仕入れの量も決めやすくなります。
期限はホームページにも書いておきます。
予約時の説明とホームページの記載が同じであれば、幹事も参加者に案内しやすくなります。
変更の連絡方法を1つにそろえる
人数の変更を電話でもメールでもSNSでも受けていると、連絡の見落としが起きやすくなります。
そのため、変更の連絡は電話だけ、あるいは予約システムだけ、のように方法をそろえておきましょう。
連絡の方法が決まっていれば、幹事も迷わずに済みます。
予約の確認メールや控えに、変更の連絡先を一行入れておくと、さらに確実です。
キャンセル規定は予約の前に見せる
キャンセル規定は、予約が入ってから伝えるのでは遅いです。
忘年会の告知に、規定をそのまま載せておいてください。
規定を先に見せておけば、幹事はそれを前提に参加者へ案内できます。
実際にキャンセルが出たときも、書いてあるとおりに対応すればもめずに済みます。
問い合わせを取りこぼさない対応
最後の準備として、問い合わせへの対応を見直しておきましょう。
宴会シーズンは営業中の電話が増えるため、取れなかった問い合わせがそのまま他店の予約になることもあります。
電話に出られない時間を補う
営業中の電話に、すべて出られるとは限りません。
電話に出られない時間があるなら、Web予約や問い合わせフォームを用意しておきましょう。
加えて、「18時から21時は電話がつながりにくいため、Web予約をご利用ください」のように書いておくと、幹事も手段を選びやすくなります。
返信の目安を書く
問い合わせフォームを置く場合は、返信の目安を書いておきます。
ただし、忙しい時期に守れない時間を書くのはやめてください。
例えば「翌営業日中にご返信します」のように、繁忙期でも守れる範囲で書くのがおすすめです。
約束した時間を過ぎてしまうと、幹事はほかの店に問い合わせ直してしまいます。
聞き返す項目をそろえておく
幹事からの問い合わせに、毎回同じことを聞き返していないでしょうか？
日程、人数、予算、コースの希望、個室の希望は、ほとんどの問い合わせで確認が必要になります。
問い合わせフォームに、これらの項目を最初から用意しておきましょう。
1回のやり取りで必要な情報が揃うため、そのまま予約まで進めます。
居酒屋の宴会シーズンでよくある失敗
続いて、宴会シーズンの集客でよくある失敗をまとめます。
どれも忙しい時期につい後回しにしがちなので、シーズンが始まる前に確認しておきましょう。
告知が12月になってから出る
12月に入ってから告知を出しても、大人数の会はすでに店を決め終えていることがあります。
コースの準備が遅れても、受付開始のお知らせだけは10月のうちに出しておいてください。
「コースは近日公開」と書いておくだけでも、幹事の候補には残れます。
受付状況が古いまま
満席の日が「受付中」のままだと、問い合わせのたびにお断りすることになります。
幹事にとっても、確認の手間が増えるだけです。
更新する日を決めて、最新の状態を保ちましょう。
1月になっても忘年会の告知が残っている
シーズンが終わっても告知が残っていると、更新されていない店に見えてしまいます。
場合によっては、営業しているかどうかまで疑われることもあります。
1月に入ったら、すぐに次の会の告知へ切り替えてください。
予約の方法が媒体ごとに違う
ホームページではWeb予約、グルメサイトでは電話のみ、のように案内が食い違っていると、幹事は迷ってしまいます。
どの媒体でも、同じ予約方法を案内するようにしましょう。
媒体ごとの情報のそろえ方は、飲食店のMEO対策でも解説しています。
早めの予約の特典の条件が曖昧
「早割あり」とだけ書いてあると、何がいつまで対象なのかが分かりません。
当日に「聞いていた内容と違う」とならないように、期間と内容、併用の可否まで書いておきましょう。
よくある質問
ここでは、宴会シーズンの集客についてよくいただく質問にお答えします。
告知の時期や特典の付け方など、準備の段階で迷いやすい点をまとめました。
Q. 忘年会の告知は、いつから出せばいいですか。
10月のうちに出しておくのが目安です。
幹事が店を探し始めるのは、10月下旬からです。
それより前に告知が載っていれば、探し始めた幹事の目に留まります。
Q. コースがまだ決まっていません。告知だけ先に出してもいいですか。
出しておきましょう。
「忘年会のご予約受付を始めました」「コースは10月20日に公開します」だけでも、幹事は候補に入れてくれます。
コースが決まったら、同じ告知に追記すれば十分です。
Q. 早割は付けたほうがいいですか。
必ず付ける必要はありません。
ただ、早い時期に予約を埋めたいなら、早めに決めてもらう理由として役に立ちます。
付ける場合は、期間と内容、ほかの割引と併用できるかを書いておいてください。
Q. 受付状況を出すと、空いている店だと思われませんか。
空いている日を細かく出す必要はありません。
混み合う曜日と、まだ空きのある曜日が分かれば十分です。
「金曜日は残りわずか」と書いてあるほうが、かえって早く決めてもらえます。
Q. SNSだけで告知してもいいですか。
SNSだけでは足りません。
SNSの投稿は時間がたつと流れてしまい、幹事が店を比べるときに見つけにくくなります。
詳しい条件はホームページに置き、SNSではその案内をする形がおすすめです。
Q. 新年会や歓送迎会でも、同じ準備が必要ですか。
同じ考え方で準備できます。
新年会は12月、歓送迎会は2月下旬から3月が店探しの目安です。
忘年会の告知を下げるタイミングで、次の会の準備を始めておきましょう。
まとめ
最後に、この記事の要点を整理します。
居酒屋の忘年会の集客は、何を載せるかより先に、いつ載せるかで決まります。
幹事は10月下旬から店を探し始めます。
そのため、下記の順番で準備を進めていきましょう。
| 月 | やること |
|---|---|
| 9月 | コースと受付の条件を決める |
| 10月 | ホームページとSNSで告知を始める |
| 11月 | 受付状況を出して、予約を急いでもらう |
| 12月 | 人数変更と当日の対応に備える |
| 1月 | 告知を下げて、次の会に切り替える |
告知には、下記の6つを入れておきましょう。
これが揃っていれば、幹事は問い合わせをしなくても予約まで進めます。
- 受付の開始日と締切
- 空いている日と時間帯
- 早めの予約の特典
- 人数と個室・貸切の条件
- 支払い方法と領収書
- 予約の方法と連絡先
注意点として1月に入ったら、忘年会の告知はすぐに下げましょう。
古い告知が残っていると、せっかく整えたホームページも、更新されていない店に見えてしまいます。
次の来客に備えて、ホームページには常に新しい情報を載せていきましょう。
飲食店全般の考え方は飲食店のホームページ集客に、Googleマップ側の設定は飲食店のMEO対策にまとめています。
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最後までご覧いただきありがとうございました。
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