「紹介とポータルサイトからの依頼だけでは、この先が不安」
「ホームページを作ったのに、問い合わせが1件も来ない」
紹介とポータルサイトを入口にしてきた行政書士事務所では、開業から数年がたつと、こうした悩みが出てきやすくなります。
先に結論をお伝えします。
行政書士のホームページは、依頼する前の人が「自分の手続きを、この事務所に頼めるか」を確かめるための場所です。
行政書士が取り扱える手続きは幅が広いので、何でも対応できると書くだけでは、得意な分野が伝わりません。
そのため、専門の分野、手続きごとの説明、報酬と実費、対応エリア、完了までの流れと期間の5つを書いておくと、相談につながりやすくなります。
この記事では、依頼する前の人が行政書士事務所のホームページで確かめている5つの情報と、それぞれの書き方を整理しました。
代表の紹介や解説記事の使い方など、士業に共通する内容は士業のホームページ集客にまとめています。
この記事で分かること
- 行政書士のホームページの役割
- 依頼する前の人が確かめる5つの情報
- 専門の分野の絞り方と、手続きごとのページ
- 報酬と実費の書き方
- 対応エリアと、流れ・目安の期間の書き方
- 広告宣伝の決まりと、よくある失敗
行政書士のホームページは、依頼する前の人が確かめる場所
まずは、行政書士事務所にとってホームページがどんな役割を持つのかを整理しておきましょう。
依頼する前の人が何を確かめに来ているのかが分かると、載せる情報の優先順位が決まってきます。
紹介やポータルサイトで知った人も、ホームページを開く
紹介やポータルサイトは、行政書士にとって今も大きな入口です。
けれども、そこで事務所の名前を知った人が、そのまま依頼を決めるとは限りません。
連絡する前に事務所の名前で検索して、自分の手続きを扱っているのかを確かめる人もいます。
このときにホームページの内容が薄いと、せっかくの紹介が問い合わせにつながらないまま終わってしまいます。
取り扱える手続きが広いので、得意な分野が伝わりにくい
行政書士が取り扱える書類は、種類がとても多いことで知られています。
日本行政書士会連合会のサイトでも、官公署に提出する書類の多くは許認可に関するもので、その数は「1万種類を超えるとも言われます」と紹介されています。
そのため、「許認可の申請ならお任せください」と書いても、依頼する人には自分の手続きが含まれるのかが分かりません。
依頼する人が知りたいのは、資格でできることの広さではなく、目の前の事務所がその手続きに慣れているかどうかです。
期限のある相談では、すぐに判断できる事務所が選ばれる
許認可の相談には、期限が関わるものが少なくありません。
例えば建設業の許可は、5年ごとに更新を受けなければ失われると、建設業法に定められています。
開業の日が決まっている人や、更新の時期が近い人には、いくつもの事務所に問い合わせて返事を待つ余裕がありません。
そのため、頼めるのか、いくらかかるのか、いつごろ終わるのかの見当がホームページでつく事務所が選ばれやすくなります。
行政書士のホームページに載せる5つの情報
続いて、依頼する前の人がホームページで確かめている情報をお伝えします。
下記の5つがそろっていると、問い合わせの前に知りたいことをひととおり確かめられます。
- 専門の分野
- 手続きごとのページ
- 報酬と実費
- 対応エリアと、出張・オンラインの対応
- 受付から完了までの流れと、目安の期間
この5つは、頼めるのか、いくらかかるのか、来てもらえるのか、いつ終わるのかを判断するための材料です。
どれか1つでも抜けていると、依頼する人はその点を確かめるために、ほかの事務所のホームページへ移ってしまうことがあります。
代表の紹介や事務所の写真、初回相談の条件といった士業に共通する項目は、士業のホームページ集客で解説しています。
ここから先は、行政書士の事務所でとくに差がつく5つを、順に見ていきましょう。
専門の分野を絞って見せる
ここでは、1つ目の専門の分野の見せ方をお伝えします。
取り扱える手続きが広い行政書士だからこそ、何を得意としているのかを先に伝えておきましょう。
力を入れる分野は、これまでの依頼から選ぶ
力を入れる分野は、これまでに依頼の多かった手続きから、2〜3つ程度を選ぶのがおすすめです。
建設業のように、許可を取ったあとも更新や変更の届出が続く分野では、同じ依頼者から続けて相談を受ける機会もあります。
選んだ分野は、トップページの最初に、依頼する人が使う言葉で書いておきましょう。
ほかに対応できる業務は一覧のページにまとめておけば、依頼の幅を狭めずに済みます。
分野は、依頼する人の業種や場面で区切る
専門の分野は、手続きの正式な名称ではなく、依頼する人の業種や場面で区切ると伝わりやすくなります。
例えば「建設業の方へ」「飲食店を開業する方へ」「外国人を雇用する会社の方へ」といった区切り方です。
日本行政書士会連合会のサイトでも、相談の内容は「建設業・宅地建物取引業」「飲食・風俗営業」「遺言・相続」など10の区分で案内されています。
区切り方に迷ったときは、この区分が参考になります。
取り扱える業務かどうかを確かめてから載せる
行政書士法では、書類の作成であっても、ほかの法律で制限されている業務は行えないと定められています。
日本行政書士会連合会の案内でも、法人の設立の手続きには「登記申請手続を除く」と添えられています。
そのため、ホームページに載せる業務は、取り扱える範囲かどうかを確かめたうえで書いてください。
ほかの士業と連携して進める手続きでは、どこまでを事務所が担当するのかを書いておくと、依頼する人の誤解を防げます。
研修が前提の業務は、その資格を書く
行政書士の業務の中には、決められた研修を修了した人だけが行えるものがあります。
例えば、許認可などに関する行政庁への不服申立ての手続きの代理は、研修の課程を修了した特定行政書士に限られると、行政書士法に定められています。
該当する資格がある場合は、プロフィールと、関係する手続きのページの両方に書いておくのがおすすめです。
登録番号と所属する行政書士会も載せておくと、依頼する人が日本行政書士会連合会の会員検索で確かめられます。
手続きごとにページを分ける
次に、2つ目の手続きごとのページについて整理します。
「建設業許可 更新」のように手続きの名前で探す人にとっては、手続きごとのページが検索からの入口になります。
1つの手続きにつき、1ページを用意する
力を入れる手続きは、1つの手続きにつき1ページを用意しておきます。
複数の手続きを1ページにまとめると、検索から来た人は、自分に関係する部分を探さなければなりません。
また、同じ許可でも、新しく取る場合と更新する場合では、依頼する人の知りたいことが変わります。
そのため、相談の多いものから順に、新規・更新・変更のページを分けていくのがおすすめです。
手続きのページに書く6つの項目
手続きのページには、依頼する人が判断に使う情報を、1ページの中にまとめます。
下記の6つを、どのページでも同じ順番で書いておきましょう。
- どんな人が対象になる手続きか
- 許可や申請に必要な主な条件
- 依頼する人に用意してもらうもの
- 報酬と実費
- 受付から完了までの流れと、目安の期間
- その手続きでよく聞かれる質問
どのページも同じ順番で書いてあると、依頼する人は知りたい項目をすぐに見つけられます。
条件に当てはまるかどうかは個別の事情で変わるので、言い切らずに、相談で確認できることを添えておきましょう。
報酬と実費を分けて書く
続いて、3つ目の報酬と実費の書き方をお伝えします。
行政書士の手続きでは、事務所の報酬のほかに役所へ納める手数料などがかかるので、合計の金額だけでは中身が伝わりません。
報酬額は、事務所の掲示に加えてホームページでも伝える
行政書士法では、事務所の見やすい場所に、業務に関して受ける報酬の額を掲示しなければならないと定められています。
加えて、日本行政書士会連合会の行政書士職務基本規則には、インターネットを利用した方法などでも公表するよう努めるという定めがあります。
事務所に掲示している報酬額表があるなら、その内容をホームページにも載せておきましょう。
依頼する人は事務所を訪ねる前に金額を知りたいので、ホームページで確かめられることが問い合わせのきっかけになります。
報酬と実費は、別の行に書く
手続きの費用は、事務所が受け取る報酬と、役所に納める手数料や証明書の取得にかかる費用などの実費に分かれます。
合計の金額だけを書くと、報酬だけを表示しているほかの事務所と比べられて、高く見えてしまうことがあります。
そのため、報酬と実費は別の行に分けて書いておきましょう。
日本行政書士会連合会が公表している報酬額の統計も、立替金を含まない金額で集計されています。
実費の金額は申請先や内容によって変わるので、何にかかる費用なのかを項目で示しておくと親切です。
金額が変わる条件を添える
同じ手続きでも、依頼の内容によって報酬は変わります。
日本行政書士会連合会も、同一の業務でも具体的な取扱いの内容などによって、報酬額には大きな差が生じると案内しています。
そのため、金額を載せるときは、金額が変わる条件を添えておきましょう。
例えば、下記の3つのような条件です。
- 新規の申請か、更新や変更か
- 営業所の数や、申請する業種の数
- 急ぎの対応が必要かどうか
条件が先に分かっていれば、見積もりを出したときに驚かれることが減ります。
行政書士職務基本規則でも、受任の際に報酬を明示して十分に説明することが求められているので、ホームページの段階から説明を始めておきましょう。
対応エリアと、出張・オンラインの対応を書く
ここでは、4つ目の対応エリアと相談の方法についてお伝えします。
依頼する人は、自分の地域の手続きを頼めるのか、事務所まで行く必要があるのかを確かめています。
対応エリアは、市や町の名前で書く
対応エリアは、「大阪府全域」のような広い書き方だけでなく、市や町の名前でも書いておきます。
地域の名前と手続きの名前を組み合わせて検索する人もいて、自分の地域の名前があると安心できるためです。
許認可の申請先は、都道府県の窓口のほか、市区町村の役所、警察署、保健所などに分かれます。
よく申請している窓口がある場合は、その名前も書いておくと、地域の手続きに慣れていることが伝わります。
出張できる範囲と条件を書く
事業をしている人は、平日の日中に事務所まで出向く時間を取りにくいものです。
そのため、会社や店舗まで来てもらえるかどうかは、事務所を選ぶ理由の1つになります。
出張に対応している場合は、出張できる範囲と、出張にかかる費用の有無を書いておきましょう。
オンラインで進められる範囲を書く
オンラインの相談に対応していると、離れた地域の人や、時間の取れない人も相談しやすくなります。
ただ、すべてをオンラインで済ませられるとは限りません。
行政書士職務基本規則では、受託にあたって、依頼者が本人であることを面談などの適切な方法で確認することが求められています。
そのため、オンラインで進められる範囲と、対面で行う段階がある場合はその内容を書いておきましょう。
受付から完了までの流れと、目安の期間を書く
次に、5つ目の流れと期間について整理します。
期限のある人にとっては、いつまでに何が終わるのかが、依頼を決める材料になります。
流れは、依頼する人の作業が分かるように書く
流れは、問い合わせから完了までを、順番に書いておきます。
例えば、下記の6つの段階に分ける書き方です。
- 問い合わせ
- 相談と、条件の確認
- 見積もりと契約
- 書類の準備と作成
- 役所への申請
- 結果の受け取りと、完了の報告
それぞれの段階で、依頼する人に用意してもらうものと、事務所が行うことを分けて書いておきましょう。
途中の経過をいつ連絡するのかも書いておくと、依頼したあとの不安を減らせます。
期間は、事務所の準備と役所の審査に分けて書く
完了までの期間は、事務所で書類を準備する期間と、申請してから役所が審査する期間に分かれます。
この2つを分けずに書くと、依頼する人には、どこで時間がかかるのかが分かりません。
役所の審査にかかる期間については、行政手続法に定めがある点を押さえておきましょう。
行政庁は、申請から処分までにかかる標準的な期間を定めるよう努め、定めたときは公にしておくこととされています。
この期間は標準処理期間と呼ばれていて、申請先の役所が公表している場合は、審査にかかる期間の目安として紹介できます。
期間は申請先や内容によって変わるので、言い切らずに目安として書いておきましょう。
書類の不足や内容の確認で延びる場合があることも添えておくと、あとの行き違いを防げます。
広告宣伝の決まりと、守秘義務への配慮
続いて、ホームページの文章を書くときに確かめておきたい決まりをお伝えします。
行政書士には、行政書士法と、日本行政書士会連合会の行政書士職務基本規則に、秘密の扱いや広告宣伝についての定めがあります。
行政書士職務基本規則の、広告宣伝の定めを確かめる
行政書士職務基本規則には、広告宣伝についての条文があります。
この条文では、ホームページやSNSによるものも広告宣伝に含まれるとされたうえで、下記の4つが禁じられています。
- 不当な目的を意図した広告宣伝や、品位を損なうおそれのある広告宣伝
- 事実に合致しない内容の広告宣伝
- 誤認や誤導のおそれのある内容の広告宣伝
- 誇大な広告宣伝
実績の件数や経験の年数を書くときは、事実と合っているか、読んだ人に誤解を与えないかを確かめてください。
決まりは改正されることがあるので、文章を書く前に、規則の最新の条文と、所属する行政書士会の会則を確かめておくと安心です。
許可が取れると約束する書き方をしない
許可を出すかどうかを判断するのは、申請を受けた役所です。
そのため、「必ず許可が取れます」のように結果を約束する書き方は避けてください。
経験の多さを伝えたいときは、どの手続きを多く扱っているのかを、事実として書いておきます。
許認可の事例は、業種と地域で特定されないように書く
行政書士法では、正当な理由がなく、業務上取り扱った事項について知り得た秘密を漏らしてはならないと定められています。
依頼者の情報をそのまま載せることはできないので、事例を紹介するときは依頼者の了承を得てください。
許認可の事例は、業種と地域、許可の種類を組み合わせるだけで、どの会社のことかが分かってしまうことがあります。
そのため、細かい部分をぼかし、特定できない形に直してから載せるのが安全です。
行政書士のホームページでよくある失敗
ここからは、問い合わせにつながりにくい行政書士のホームページに見られる失敗を、4つまとめます。
自分の事務所のホームページを開きながら、当てはまるものがないかを確かめてみてください。
取扱業務が、手続きの名前の一覧だけになっている
手続きの名前が何十個も並んでいて、それぞれの説明がないケースです。
依頼する人は、自分の手続きに慣れた事務所なのかを判断できず、ほかの事務所を探してしまいます。
力を入れる分野を絞り、相談の多い手続きから1ページずつ説明を足していきましょう。
報酬のページに金額が書いていない
報酬のページに「お見積もりします」とだけ書いてあり、金額が分からないケースです。
金額の見当がつかないと、急いでいる人ほど、金額を載せているほかの事務所に先に連絡します。
事務所に掲示している報酬額表の内容に、別にかかる実費の項目と、金額が変わる条件を添えて載せておいてください。
完了までの期間がどこにも書いていない
流れは書いてあるのに、どのくらいの期間がかかるのかが分からないケースです。
期限のある人は、間に合うかどうかが分からない事務所には問い合わせにくくなります。
事務所の準備と役所の審査に分けて、目安の期間を書いておきましょう。
対応エリアが「全国対応」だけになっている
対応エリアに全国対応とだけ書いてあり、事務所のある地域の名前が出てこないケースです。
近くの事務所を探している人には、地域の手続きに慣れているのかが伝わりません。
全国に対応している場合でも、よく申請している地域と窓口の名前を先に書いておくのがおすすめです。
よくある質問
ここでは、行政書士のホームページについてよくいただく質問にお答えします。
専門の絞り方や報酬の載せ方など、迷いやすい点をまとめました。
Q. 専門を絞ると、ほかの依頼が来なくなりませんか。
ほかの業務を一覧に残しておけば、絞って見せても依頼を受けることはできます。
得意な分野がはっきりした事務所のほうが、依頼する人には選びやすくなります。
力を入れる分野を前に出し、対応できるほかの業務は一覧のページにまとめておきましょう。
Q. 報酬額をホームページに載せてもいいですか。
行政書士職務基本規則では、インターネットなどで公表するよう努めることとされています。
載せる内容は、事務所に掲示している報酬額表とそろえておきます。
金額を改定したときは、掲示とホームページの両方を直して、食い違いが出ないようにしておきましょう。
Q. 手続きにかかる期間は、どこまで書けばいいですか。
事務所の準備にかかる期間と、役所の審査にかかる期間を分けて、目安として書きましょう。
期間は申請先や内容によって変わるので、言い切らないようにします。
申請先の役所が標準処理期間を公表している場合は、それを添えておくと、依頼する人も予定を立てやすくなります。
Q. ポータルサイトに登録していれば、ホームページは要りませんか。
ポータルサイトで事務所を知った人が確かめる場所として、用意しておくのがおすすめです。
ポータルサイトでは決まった項目で事務所が並ぶので、専門の分野や進め方の違いは伝わりにくくなります。
ホームページを持つかどうかで迷っている場合は、ホームページの必要性もあわせてご覧ください。
Q. 許可が取れた件数は、載せてもいいですか。
事実と合った数を、誤解を与えない形で書くことが前提になります。
行政書士職務基本規則では、事実に合致しない内容の広告宣伝や、誇大な広告宣伝が禁じられています。
件数を書くときは、いつからいつまでの数なのかを添え、迷うときは所属する行政書士会に確かめてください。
まとめ
最後に、この記事の要点を整理します。
行政書士のホームページは、依頼する前の人が「自分の手続きを、この事務所に頼めるか」を確かめるための場所です。
そのため、まずは下記の5つを揃えることから始めましょう。
- 専門の分野
- 手続きごとのページ
- 報酬と実費
- 対応エリアと、出張・オンラインの対応
- 受付から完了までの流れと、目安の期間
専門の分野は2〜3つ程度に絞り、相談の多い手続きから1ページずつ用意していきます。
報酬は実費と分けて書き、期間は事務所の準備と役所の審査に分けて示しておきましょう。
ホームページを作ったこと自体は、決して無駄ではありません。
今あるページに、依頼する人が確かめたい情報を1つずつ足していけば、問い合わせにつながる形に近づいていきます。
最後にひとつだけ。
文章を書く前に、行政書士職務基本規則の広告宣伝の定めと、所属する行政書士会の会則を確かめてください。
決まりの範囲が分かっていれば、安心して情報を増やしていけます。
Googleマップ側の設定はMEO対策とはに、制作会社を選ぶときの見方はWeb制作会社の選び方にまとめています。
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